Электронный документооборот с ООО «Проект Дилбай». Частые вопросы

1. Что такое электронный акт?

ООО «Проект Дилбай» (Deal.by) предоставляет контрагентам акты оказанных услуг в электронном виде в системе QuiDox (КвиДокс). Акты подписаны со стороны ООО «Проект Дилбай» c помощью электронной цифровой подписи* и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные**.

Электронный акт представляет собой два файла:

1. Акт в формате .ПДФ

В нем перечислены наименование оказанных услуг за месяц, их стоимость и личный номер заказчика на Deal.by. Единственное, что отличает этот документ от акта, который вы раньше получали по почте — в нем нет привычных подписи и печати. По закону их аналогом является электронная цифровая подпись*.

2. Электронная цифровая подпись (ЭЦП), с помощью которой акт подписан — файл с расширением “Подпись”. 

Чтобы не занимать место на компьютере, вы можете хранить свои акты в системе QuiDox — тут документы будут под надежной защитой, а вы в любой момент сможете посмотреть их. Если вам нужно показать акт аудитору или налоговому инспектору —  достаточно просто дать ему доступ в свой личный кабинет на QuiDox. Получать и хранить акты от ООО «Проект Дилбай» в системе QuiDox вы будете бесплатно.

*Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог личной подписи человека во время совершения юридически-значимых действий. Согласно законодательству, с помощью ЭЦП можно подписывать любые документы.

**В соответствии с п. 7 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.

***В соответствии с п. 5.2. Публичной Оферты.

2. Как получить электронные акты?

Чтобы получить акт:

1. Посмотрите, какой email вы используете для входа в личный кабинет на Deal.by, так как по умолчанию он является вашим логином для доступа в систему QuiDox. Это можно сделать в личном кабинете во вкладке «Настройки — Профиль», раздел «Логин и пароль».

Если до этого вы НЕ регистрировались в QuiDox с этого email — на вашу почту отправлено приглашение для доступа в QuiDox.

• Зайдите в свой почтовый аккаунт.
• Найдите первое письмо от support@quidox.by.
• Следуя инструкциям из письма, зарегистрируйтесь в QuiDox. Логином для входа на сайт служит ваш email, пароль вы найдете в письме-приглашении.

Если до этого вы регистрировались в QuiDox с этого email — зайдите в личный кабинет в системе QuiDox. Уведомления об актах пока приходить не будут. Как только это изменится — мы вам сообщим.

2. В личном кабинете в системе QuiDox войдите в папку «Входящие» — в ней будут все акты от ООО «Проект Дилбай» за период с октября 2019 г.
   
   
3. Выберите нужный акт.
   
   
4. Чтобы посмотреть документ в браузере — нажмите на иконку с изображением глаза.
5. Чтобы скачать документ себе на компьютер — нажмите кнопку «Скачать все».
6. Чтобы переслать документ на другой email — нажмите кнопку «Перенаправить».

3. Как проверить ЭЦП и подписать документ с помощью ЭЦП?

Читайте подробную справку на сайте QuiDox.

4. Как изменить email, на который приходит доступ к актам?

Пожалуйста, свяжитесь с бухгалтерией Deal.by по email quidox@deal.by.

5. Как получать акты с верными данными?

Убедитесь, что в личном кабинете на Deal.by заполнены важные данные в двух строках.

Если вы юрлицо или ИП:

Должен быть указан один и тот же УПН в двух строках во вкладке «Настройки — Регистрационные документы»:

• в строке «Регистрационный номер УНП» (раздел «Регистрационные документы»),
• ниже — в строке «УНП» (раздел «Реквизиты компании»).

Если вы НЕ юрлицо или ИП:

1. Должен быть указан вид деятельности и ФИО по образцу «Ремесленник Иванов Иван Иванович» в двух строках во вкладке «Настройки — Регистрационные документы»:

• в строке «Полное название» (раздел «Регистрационные документы»),
• ниже — в такой же строке раздела «Реквизиты компании».

2. Должна быть указана серия и номер паспорта в двух строках во вкладке «Настройки — Регистрационные документы»:

• в строке «Регистрационный номер УНП» (раздел «Регистрационные документы»),
• ниже — в строке «УНП» (раздел «Реквизиты компании»).