Управление заказами

Возможность управления заказами доступна компаниям с включенной функциональностью интернет-магазина. Это компании, которые находятся на тестовом периоде или пользуются пакетами платных услуг.

В боковом меню отображается список статусов заказов (системных и пользовательских). Из этого меню можно сразу перейти на вкладку заказов с определенным статусом. Читайте подробнее о вкладках.

В строке заказа отображается основная информация по заказу:

  • фото одного из товаров в заказе;
  • номер и дата заказа, товары в заказе;
  • общая сумма заказа и количество товаров;
  • данные о клиенте, город доставки;
  • информация о заказе: источник заказа, данные о доставке и оплате, номер ТТН (если он указан). Обратите внимание: для товаров с источником заказа ProSale будет отображаться метка ;
  • статус заказа.

Поиск заказа

Быстро найти заказ покупателя вы можете по таким критериям:

  • Номер заказа.
  • ФИО покупателя ― ввод любой целой части имени.
  • Номер телефона.
  • Email.

Фильтрация заказов

Найти нужные заказы в списке помогут фильтры. Можно находить заказы по различным характеристикам, а также группировать товары.

Заказы можно отфильтровать по следующим критериям:

  • Источник заказа — источник, откуда поступил заказ: с портала Deal.by, с сайта компании, реклама ProSale.
  • Тип заказа — указание типа самого заказа.
  • Метки — метки, которые продавец может создавать и устанавливать для заказов самостоятельно. Для добавления метки необходимо открыть заказ и в нижней части окна добавить метки, или же можно добавить метку прямо из списка заказов, нажав на кнопку с плюсом. Метки, добавленные в одном заказе, отображаются при добавлении меток во всех заказах и участвуют в фильтрации заказов. Этот фильтр доступен, если хотя бы у одного заказа есть метка.
  • Статус — статусы заказа: принят, выполнен, отменен или оплаченный, а также пользовательские статусы.
  • Способ доставки — стандартные способы доставки заказа и добавленные в кабинете компании.
  • Способ оплаты — стандартные способы оплаты заказа и добавленные в кабинете компании.
  • Реклама — будут выбраны те заказы, которые произошли после перехода по рекламе Prosale.
  • Дата заказа — период оформления заказа.
  • Товар в заказе — выбор товаров, которые есть в заказе.
  • Отзыв на заказ от клиента — наличие отзыва на заказ.

После того, как будут применены фильтры, над списком заказов отобразятся критерии, по которым произошла фильтрация. Также добавится вкладка с этими фильтрами.

Групповые действия с заказами

При установке флага выбора заказу или группе заказов, отобразится раскрывающийся список “Действия для заказов”, в котором можно выбирать необходимые действия и применять их.

  1. Изменить статус: заказам будет установлен одинаковый статус "принят", "выполнен", "отменен", "оплаченный" или пользовательский статус. Обратите внимание: при установке статуса "оплаченный" клиенту будет отправлено письмо, что оплата принята.
  2. Добавить метку: поиск и присвоение метки для выбранных заказов или добавление своей метки.
  3. Удалить метку: удаление метки выбранной группе заказов.
  4. Печать заказов: массовая печать выбранных заказов. При массовой печати открываются новые вкладки с заказами для печати.
  5. Экспорт заказов: при выборе нескольких заказов в окне экспорта можно выбрать флажок «Экспортировать выбранные заказы».

Вкладки можно настраивать, добавляя свои или редактируя существующие.

Для добавления вкладки сначала необходимо применить фильтрацию.

Затем нажать ссылку Сохранить, и в отобразившемся поле можно отредактировать название и нажать кнопку Сохранить ― вкладка будет добавлена на панель.

При применении нескольких фильтров одновременно, на панель добавится вкладка, содержащая выбранные критерии.

Если сохранить сгенерированную вкладку, нажав кнопку Сохранить, а затем удалить какой-либо параметр фильтра, будет создана новая вкладка с этой новой фильтрацией.

Для удаления или редактирования названия вкладки необходимо подвести указатель мыши к названию и нажать на стрелку. Откроется панель с кнопками Удалить и Редактировать.

При редактировании можно изменить имя вкладки. После ввода нового имени необходимо нажать кнопку Сохранить.

При удалении вкладка будет удалена с панели вкладок. Отобразится всплывающее сообщение об удалении, при необходимости его можно Восстановить по ссылке в сообщении.

Заказы

Заказы отображаются списком в хронологическом порядке.

В строке заказа отображается:

1. Флажок выбора заказа: позволяет выбрать все заказы текущей страницы (20 записей) или выбрать определенные заказы и применить к ним одно действие.

2. Изображение товара: каждый заказ отображается с изображением (при наличии), а в случае, если в заказе несколько товаров, будет показано изображение самого дорогого товара в заказе.

3. Информация о заказе: номер заказа, дата и время заказа, название товарной позиции или стрелка раскрывающегося списка с количеством товаров в заказе, если товар не один. При просмотре списка заказов не требуется заходить в заказ, чтобы просмотреть его состав.

4. Общая сумма: стоимость товара(ов) в национальной и/или иностранной валюте, количество единиц товара (упаковок, комплектов и т.п.).

5. Клиент: информация о клиенте ― ФИО, телефон, электронная почта, оценка клинта и количество отзывов о нем.

6. Информация: подробные данные о пути получения заказа, способах доставки и оплаты, номере ТТН.

7. Статус: отображение статуса заказа в раскрывающемся списке с возможностью его изменения.

Состав заказа

Для отображения подробной информации о заказе нажмите на номер заказа ― отобразится окно с данными заказа. В заголовке страницы отображается номер заказа, статус заказа с возможностью изменить его.

В блоке «О заказе» отображается название и логотип площадки, с которой был сделан заказ. Если у вас загружен логотип сайта, то он будет отображаться для заказов с сайта.

Ниже отобрражаются блоки «Клиент», «Доставка», «Оплата», «Примечания», «Метки по заказу», «История заказа».

В правой части окна расположены блоки итоговой суммы и доступных действий.

Статус заказа

Со всеми заказами необходимо ознакомиться и обработать, изменяя статус заказа в процессе работы с ним.

Итого

В блоке отображается количество товара, стоимость товаров, стоимость доставки (если она платная) и сумма к оплате. Если цена на товар указана в национальной валюте портала, то в блоке Итого будет возможность добавить скидку к заказу.

Обратите внимание: в этом блоке при подсчёте учитывается количество уникальных позиций в заказе, но не учитывается количество каждой позиции по отдельности.

Для добавления скидки нажмите ссылку Добавить ― отобразится окошко для ввода числа скидки и выбора вида скидки в денежных единицах или процентах. После ввода данных необходимо нажать кнопку Сохранить ― итоговая сумма заказа будет пересчитана с указанной скидкой.

Доступные действия

Прямо из окна заказа можно отправить выполнить такие действия, нажав необходимую кнопку в блоке «Действия»:

  • Email ― отправка Email клиенту. Отобразится окно для введения Email сообщения;
  • SMS — отправка SMS с помощью подключенного приложения по отправке SMS. Кнопка отображается только в том случае, если подключено приложение по отправке SMS в Маркете приложений;
  • Счет — отправка счета клиенту. Обратите внимание: для отправки счета должен быть включен флаг «Отсылать счет на оплату» в разделе «Настройки/ Регистрационне документы»;
  • Запрос на отзыв — отобразится окно запроса на отзыв, который будет отправлен клиенту. Обратите внимание: через неделю после заказа/сообщения покупателю автоматически отправляется письмо с просьбой оставить отзыв;
  • Печать PDF — печать заказа;
  • Скачать PDF — скачивание файла заказ в формате pdf;
  • Дублировать заказ — дублирование заказа.

Отправить Email

Можно отправить электронное письмо клиенту из окна заказа, нажав на кнопку Email. Отобразится окно Сообщение клиенту, в котором указаны имя клиента,номер заказа и адрес электронной почты. В окне необходимо ввести текст в поле сообщения и нажать кнопку Отправить. Сообщение будет отправлено на указанный клиентом еmail.

Ниже Истории заказов отображается поле для ввода быстрого сообщения клиенту и кнопка Отправить. Можно отправить сообщение на email клиенту, не меняя статус заказа.

Отправка счета

Со страницы заказа можно отправить клиенту счет. Для этого откройте необходимый заказ и нажмите кнопку Счёт.

Обратите внимание. Кнопка доступна только если выполняются такие условия:

  • в заказе есть товары только в национальной валюте;
  • в разделе кабинета «Настройки — Регистрационные документы» отмечен флажок «Отсылать счет на оплату»;
  • регистрационные документы продавца прошли проверку модератора;
  • у продавца указана фамилия в разделе «Настройки — Профиль».

Печать заказа

Можно распечатать подготовленный для печати вариант заказа, нажав на кнопку Печать PDF.

В новой вкладке откроется версия заказа для печати и сразу же настройки печати.

Доступна также массовая печать выбранных заказов из групповых действий для выбранных заказов. При массовой печати открывается несколько вкладок с заказами для печати.

Скачивание файла заказа

Для скачивания pdf-файла заказа нужно нажать кнопку Скачать PDF. Отображиться всплывающая подсказка, и при нажатии кнопки Скачать в ней новой вкладке откроется pdf-версия заказа. В новой вкладке файл можно скачать или отправить на печать.

Дублирование заказа

Дублирование заказа - это создание точной копии существующего заказа, со статусом Новый. Для того чтобы продублировать заказ, откройте необходимый заказ и нажмите кнопку Дублировать заказ. Отобразится новая вкладка с продублированным заказом.

Товары заказа

Если в заказе несколько товаров, то список можно свернуть/развернуть с помощью стрелки «В заказе х товаров».

Каждый товар заказа отображается:

  • Изображением товара (в случае, если оно есть).
  • Названием товара ― название, код, цена товара и текущее состояние (в наличии, под заказ и т.п.). Нажатие на название товара открывает страницу редактирования товарной позиции.
  • Полем с количеством товара, которое можно редактировать.
  • Общей стоимостью этой товарной позиции в заказе.
  • Кнопкой редактирования товара.
  • Кнопкой удаления товара из заказа.

Если к товару прилагается подарок, то в заказе он отображается под тем товаром, к которому относится.

Ниже товаров заказа отображается ссылка Добавить товар к заказу. При нажатии на нее отобразится окно Добавить товар или услугу. Товар или услугу можно выбрать из дерева каталога, или ввести полную часть названия в поле поиска и выбрать из списка найденных товаров необходимые, установив им флажки. Для подтверждения выбора надо нажать кнопку Добавить выбранные товары.

Блок «Клиент»

В блоке отображаются данные по клиенту: имя, количество заказов, метки, Email и телефон, отзывы о клиенте. Прямо в блоке можно сменить клиента в заказе; добавить или удалить метки клиенту; изменить Email и телефон; перейти к отзывам о клиенте, нажав на цифру количества отзывов; оставить свой отзыв, нажав на ссылку «Оставить отзыв».

Блок «Доставка»

В блоке отображаются данные доставки. Данные можно изменить, нажав на ссылку «Редактировать».

Блок «Оплата»

В блоке отображается выбранный тип оплаты. Данные можно изменить, выбрав из списка другой тип оплаты.

Блок «Примечания»

При необходимости можно добавить примечание о заказе. Вы можете написать уточняющую информацию о заказе, важное напоминание для себя или другого менеджера компании. Предназначено только для внутреннего пользования: примечания видны только пользователям вашего Кабинета компании и не отображаются для клиента. Все добавленные примечания добавляются в Историю заказа.

Блок «Метки по заказу»

При нажатии кнопки (+) отобразится блок меток, в котором можно установить в списке флажки меткам, относящимся к данному заказу, или ввести и добавить свою метку в список.

Самостоятельное создание нового заказа

Иногда необходимо самостоятельно создать заказ для клиента (например, заказ происходит по телефону) или отредактировать заказ (клиент просит добавить в него товары).

Для этого нажмите кнопку Создать заказ или нажмите на необходимый заказ на странице управления заказами:

Создание нового заказа

В начале создания нового заказа можно добавить к нему товары. Чтобы добавить товары, необходимо нажать кнопку Добавить товар к заказу.

Далее можно ввести детальную информацию о заказе — контактные данные клиента (ФИО и номер телефона) и информацию о доставке и оплате. Клиент получит email-уведомление об оформленном заказе сразу после нажатия кнопки Сохранить заказ.

Отмена заказа и обязательное указание причины отмены заказа

При отмене заказа вам необходимо обязательно указать причину его отмены. Это необходимо для того, чтобы сообщить вашему покупателю причину отмены заказа и тем самым сохранить его лояльность, уведомив его, что заказ отменен не просто так, а по указанной причине. При изменении статуса заказа на «Отменён», отображается окно «Изменить статус заказа», в котором необходимо указать причину отмены из раскрывающегося списка. После выбора причины отобразится шаблон сообщения для покупателя, к которому можно добавить дополнительный комментарий:

Письмо, которое отправляется покупателю после отмены заказа, будет содержать указание выбранной здесь причины отмены заказа.

Уведомления о совершении заказа

При оформлении заказа покупателем, владелец сайта получает об этом уведомление на электронный ящик компании и SMS-сообщение, настроено приложение сервиса отправки SMS.

Пример письма, которое получит владелец сайта

Пример письма, которое получит покупатель

Для обработки заказа нажмите на кнопку «Обработать заказ» или сразу зайдите для этого в Кабинет компании.

Управление статусами

У пользователя есть возможность добавить свой статус заказа. После нажатия на кнопку Управление статусами в верхней части окна отображается всплывающее окно, в котором можно управлять пользовательскими статусами.

После нажатия на пунктирную ссылку «Добавить статус» в окне отображается поле для ввода названия нового статуса, например, «Ожидает отправки со склада».

Введите название статуса и нажмите кнопку Сохранить. Новый пользовательский статус будет отображаться при выборе фильтра «Статус» и в групповом действии «Изменить статус».

Обратите внимание: если при создании пользовательского статусы был отмечен флажок Создать вкладку, то при сохранении статуса сразу создается вкладка с фильтрацией по новому статусу.

Для того чтобы отредактировать статус, необходимо нажать на кнопку Редактировать (карандаш) возле статуса. Поле названия статуса станет доступным для редактирования.

Для удаления статуса необходимо нажать на кнопку Удалить (корзина) возле статуса. В окне управления статусами отобразится предупреждение о переводе заказов в другой статус. Для продолжения нужно подтвердить удаление статуса.

Была ли статья полезной?

Сообщество не принимает новых отзывов!